12.2015 – „System zarządzania jakością – korzyści dla apteki szpitalnej.”

   Wprowadzenie tych systemów wymagało od szpitala przeanalizowania wszystkich możliwych zagrożeń, które mogą wystąpić podczas jego działalności i opracowania sposobu postępowania, który wyeliminowałby niepożądane sytuacje lub chociaż w znacznym stopniu zminimalizowałby ich efekty. Doprowadziło to do opracowania procedur, w oparciu o które funkcjonuje teraz szpital.

   Jakie procedury dotyczą bezpośrednio zadań wynikających z działalności apteki szpitalnej? Czy jest ich dużo? Ile wysiłku włożono w ich opracowywanie? Czy są one pomocne dla nas w codziennej pracy? Postaram się pokrótce odpowiedzieć na te pytania.

   O farmaceutach mówi się, że są to osoby bardzo dokładne i odpowiedzialne. Po co więc opracowywać procedury? Po co dokładać sobie obowiązków? Przecież my we krwi mamy właśnie takie podejście do pracy! Po co na papier przelewać oczywistość? Z perspektywy czasu wiem jednak, że cała nasza ciężka praca opłaciła się. Największą korzyścią opracowania i wdrożenia procedur jest przede wszystkim znaczne ułatwienie pracy polegające na określeniu czytelnych i jednoznacznych zasad postępowania. Ich przygotowanie nie było jednak łatwe. Przy tworzeniu procedur należy pamiętać, że tworzymy je dla siebie. Muszą one być napisane w prosty i czytelny sposób, ale przede wszystkim skonstruowane tak, aby były możliwe do wykonania. To, czy potrafimy stosować się do zapisów zawartych w procedurach oraz to jak one tak naprawdę funkcjonują sprawdzane jest zarówno przez audytorów wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

    W naszym szpitalu funkcjonują następujące opracowane przez aptekę procedury regulujące poszczególne aspekty gospodarki produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi:

• sposób zaopatrzenia w produkty lecznicze i wyroby medyczne;

• wielkość niezbędnych zapasów produktów leczniczych i wyrobów medycznych;

• sposób przechowywania oraz zabezpieczania produktów leczniczych i wyrobów medycznych;

• zasady zbierania zamówień oraz dystrybucji produktów leczniczych i wyrobów medycznych do miejsc, w których są one podawane pacjentom;

• zasady realizacji zakupu produktu leczniczego i wyrobu medycznego;

• zasady zakupu produktu leczniczego i wyrobu medycznego z przeznaczeniem na pacjenta, spoza receptariusza szpitalnego lub na import docelowy;

• zasady postępowania w przypadku wstrzymania lub wycofania z obrotu produktu leczniczego;

• zasady postępowania w przypadku wystąpienia niepożądanego działania leku;

• zasady nadzoru nad produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi;

   Procedura ta zawiera także załączniki, w których wymienione są leki z wykazu A, środki odurzające i psychotropowe, leki wysokiego ryzyka. Wykazy tych leków opracowane są z uwzględnieniem tych produktów leczniczych, które są używane w naszym szpitalu.

2. Procedura dotycząca postępowania z niewykorzystanymi lekami, której celem jest unieszkodliwienie leków przeterminowanych lub niewykorzystanych.

3. Procedura dotycząca pozyskiwania leków w trybie nagłym, której celem jest zapewnienie możliwości sprowadzenia leku „na cito” dla ratowania życia i zdrowia pacjenta.

4. Procedura dotycząca cytostatyków, której celem jest prawidłowe zamawianie, przygotowywanie, transport i podawanie leków cytostatycznych.

    Oczywiście nazwa procedury i zawarta w niej treść to indywidualna sprawa każdej apteki, która zależy od wykonywanych przez nią czynności.

   Wszystkie wymienione przeze mnie procedury „żyją”. Są systematycznie aktualizowane w taki sposób, aby spełniały wymagania wdrożonych norm ISO oraz standardów akredytacyjnych. Najważniejszą rzeczą jest jednak to, żeby ich treść zmieniała się w oparciu o doświadczenia wynikające z ich stosowania w codziennej pracy. Modyfikujemy je w taki sposób, aby ją nam ułatwiały. Nigdy nie pozwólmy na to, żeby nasze zapisy zawarte w procedurze powodowały konieczność dostosowania się do nich wbrew rozsądkowi.

   Zawsze podczas audytów spotykam się z pytaniami dotyczącymi receptariusza szpitalnego. Dokument ten, którego celem jest racjonalizacja farmakoterapii uwzględniająca najnowsze osiągnięcia w farmakologii oraz farmakoekonomikę, został opracowany przez Komitet Terapeutyczny. Zawiera on skład Komitetu Terapeutycznego, informacje dotyczące stosowania leków poza wskazaniami, zasady prewencji niekorzystnych interakcji leków stosowanych w polifarmakoterapii, zasady przekazywania na oddziały szpitalne komunikatów bezpieczeństwa oraz wymienione z nazwy procedury regulujące w naszym szpitalu aspekty gospodarki produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi. No i oczywiście szpitalną listę leków wraz zasadami dopisania lub wykreślenia leku, a także wraz z określeniem zasad wydawania leków na poszczególne oddziały.

   Pomimo tego, że był on opracowany z uwzględnieniem sugestii zawartych w standardzie akredytacyjnym „Farmakoterapia” wiem, że wkrótce poproszę – po przedyskutowaniu tego z pozostałymi członkami Komitetu Terapeutycznego – o jego uaktualnienie, które uwzględniać będzie pytania zadawane nam podczas ostatniej wizyty akredytacyjnej.

   Farmaceuci szpitalni podczas wykonywania swoich codziennych zadań nie korzystają tylko z procedur opracowanych przez nich samych. W szpitalu funkcjonują także inne procedury, np. procedura „Gospodarka odpadami”, „Szpitalna polityka antybiotykowa”, „Terapie żywieniowe”, czy też instrukcja „Metodyka sprawdzania przyrządów pomiarowych”.

   Celem procedury „Gospodarka odpadami” jest prowadzenie prawidłowej gospodarki odpadami na terenie szpitala. Zawiera ona bardzo istotne dla nas informacje, uwzględniające zasady BHP oraz wymogi ochrony środowiska, dotyczące zarówno postępowania z odpadami niebezpiecznymi (np. z opakowaniami po niektórych środkach dezynfekcyjnych lub lekach cytostatycznych), jak i tymi, które nie są uznane za niebezpieczne.
 
    Procedura „Polityka antybiotykowa” wprowadzona została celem racjonalizacji antybiotykoterapii i zawiera zasady stosowania antybiotyków w profilaktyce okołooperacyjnej, reguły antybiotykoterapii w najczęstszych sytuacjach klinicznych występujących w naszym szpitalu oraz zasady profilaktycznego włączania antybiotyków u pacjentów leczonych w naszym szpitalu. Procedura ta znacznie ułatwia nam pracę przy przygotowywaniu przetargów.

    Ułatwieniem dla nas są także informacje zawarte w procedurze „Terapie żywieniowe”, której celem jest zapewnienie odpowiedniego żywienia i leczenia żywieniowego, stosownie do chorób i stanu pacjentów. Zawiera ona także zasady dotyczące odżywiania dojelitowego i pozajelitowego.

    Metodyka sprawdzania przyrządów pomiarowych pozwala nam na prawidłowe walidowanie termometrów i termohigrometrów używanych w aptece celem zapewnienia wiarygodnych pomiarów temperatury i wilgotności w pomieszczeniach aptecznych, w których przechowywane są produkty lecznicze i wyroby medyczne.

    Opieranie się na funkcjonujących w szpitalu procedurach znacznie przyczyniło się do poprawy jakości naszej pracy. I choć trzeba było włożyć bardzo dużo wysiłku w przekonanie personelu co do zasadności ich opracowania, a następnie wdrożenia i stosowania w codziennej pracy, teraz widzimy same korzyści. Korzyści te to usystematyzowanie, a w konsekwencji ułatwienie pracy poprzez wprowadzenie takich samych, czytelnych zasad postępowania w aptece i w oddziałach szpitala.

    Chciałabym jednak zaznaczyć, że nie byłoby to możliwe bez częstych wizyt na oddziałach szpitala, bez wsłuchiwania się w ich potrzeby i bolączki, bez współpracy z innymi komórkami. Wszystkie te doświadczenia były bardzo rozwijające, pozwoliły nam na szerokie spojrzenie na „życie” naszego zakładu pracy. Mamy także świadomość tego, że stosowanie się do wdrożonych u nas systemów zarządzania jakością to obszar do ciągłego doskonalenia. Taka świadomość broni nas przed rutyną w postępowaniu. Co jakiś czas sami dochodzimy do wniosku, że można zmienić już istniejące zapisy w taki sposób, by pracowało się nam lepiej i bezpieczniej.