07.2014 – „Standardy akredytacyjne.”

lipiec 2014, nr 95/73 online

 

  

   Akredytacja to najszerzej stosowana na świecie i najskuteczniejsza zewnętrzna metoda zapewnienia wysokiej jakości świadczeń. Jej rola we współczesnych systemach zdrowotnych polega głównie na wyszukiwaniu zagadnień, które w największym stopniu wpływają na poziom świadczeń i bezpieczeństwo pacjentów.

   Akredytacja to system zewnętrznej oceny szpitala, dobrowolnie poddającego się ocenie opartej na określeniu stopnia zgodności z wcześniej znanymi standardami akredytacyjnymi, wykonany przez bezstronny i niezależny w decyzjach profesjonalny ośrodek akredytacyjny. Akredytacja szpitali wpisuje się  w politykę Unii Europejskiej, która kładzie nacisk na bezpieczeństwo pacjentów oraz na wdrażanie takich modeli opieki, które pozwolą na osiągnięcie takiego założenia.

   Program Akredytacji Szpitali funkcjonuje w Polsce od 1998 roku (art. 18c ustawy o ZOZ – red.). Program ten został opracowany (przy udziale JCA w USA – red.)i jest prowadzony przez Ośrodek Akredytacji Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia, będący jednostką Ministerstwa Zdrowia, w Krakowie (CMJ). Jego podstawowym celem jest inspirowanie oraz wspieranie działań zmierzających do poprawy jakości usług medycznych świadczonych przez placówki ochrony zdrowia.

 

   Od 2009 roku akredytacja jest prowadzona na podstawie Ustawy o akredytacji w ochronie zdrowia z dnia 6 listopada 2008 roku. Zasady procedury akredytacyjnej reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 31 sierpnia 2009 roku w sprawie procedury oceniającej spełnianie przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych standardów akredytacyjnych oraz wysokość opłat za jej przeprowadzenie. Akredytacji udziela Minister Zdrowia w oparciu o rekomendację Rady Akredytacyjnej. Minister Zdrowia może przyznać akredytację na okres 3 lat bądź odmówić jej przyznania. Akredytacja jest przyznawana po zebraniu przez certyfikowany podmiot co najmniej 75 punktów (procent spełnienia standardów akredytacyjnych – red.).

   Podstawowym założeniem akredytacji szpitali jest dobrowolna ocena w oparciu o ustalone, ogólnodostępne, usystematyzowane kryteria. Akredytacja w systemie opieki zdrowotnej coraz częściej jest postrzegana jako jeden z elementów, który wyróżnia szpital na rynku usług medycznych. Przeglądowi podlega cały zakres działalności klinicznej, zarządzania i administracji. Akredytacja prowadzona przez CMJ powstała dla oceny specyfiki opieki zdrowotnej i jako zewnętrzna ocena pracy szpitala, pobudza wewnętrzne działania do ciągłej poprawy jakości jego funkcjonowania.

   Akredytacja szpitala ma sens tylko wtedy, gdy nie jest postrzegana tylko jako kolejna biurokratyczna rzecz do spełnienia. Korzyści z wprowadzenia akredytacji mogą uzyskać tylko te szpitale, które z pełną świadomością zmienią swoje funkcjonowanie opierając się na wymaganiach postawionych przez standardy akredytacyjne. Wysokie wymagania określone w standardach akredytacyjnych są osiągalne przez każdą jednostkę, która podejmie się wprowadzenia zmian w swoim funkcjonowaniu.

   Standardy opracowane przez CMJ dotyczą tych obszarów, które mają najbardziej istotny wpływ na jakość i bezpieczeństwo opieki, które można zmierzyć  i które mają charakter edukacyjny. Dzielą się na 15 grup standardów tematycznych. Każda z nich podzielona na standardy elementarne stanowi podstawę akredytacji szpitali w Polsce. Są to:

 

 

– Ciągłość opieki
– Prawa Pacjenta
– Ocena Stanu Pacjenta
– Opieka nad Pacjentem
– Kontrola Zakażeń
– Zabiegi i Znieczulenia
– Farmakoterapia
– Laboratorium
– Diagnostyka Obrazowa
– Odżywianie
– Poprawa Jakości i Bezpieczeństwa Pacjenta
– Zarządzanie Ogólne
– Zarządzanie Zasobami Ludzkimi
– Zarządzanie Informacją
– Zarządzanie Środowiskiem Opieki

 

 

 

Dostosowanie się apteki do procedury akredytacyjnej

 

 

   Akredytacja obejmuje także aptekę jako jedną z jednostek organizacyjnych działalności medycznej  szpitala. Zestaw tematyczny Farmakoterapia zawiera standardy elementarne, które w najbardziej istotny sposób dotyczą apteki szpitalnej. Właśnie w oparciu o nie apteka opracowuje procedury, które dotyczą  działalności apteki nie tylko w niej samej ale i w pozostałych jednostkach szpitala.

   Najtrudniejszą i najbardziej wymagającą wysiłku jest  faza przygotowawcza. To właśnie ona ma decydujący wpływ na końcowy efekt. Akredytacja to wprowadzenie nowych bądź zmiana już istniejących trybów postępowania. Interpretację wymagań standardów akredytacyjnych w znacznej mierze ułatwiają informacje zawarte w Zestawie Standardów opracowanych przez CMJ.

   Już w fazie przygotowawczej natrafić można na opór ze strony poszczególnych pracowników lub całego zespołu. Niejednokrotnie przygotowanie procedur może wiązać się ze zmianą dotychczasowych modeli postaw i zachowań. Wprowadzanie nowych zasad systematyzujących dotychczasową pracę może wzbudzać opór i negację zasadności postępowania. Niewskazany jest indywidualizm w wypełnianiu codziennych obowiązków, konieczna jest za to identyfikacja z zespołem. Ważnym elementem do osiągnięcia celu jest lider, który inspiruje cały personel do podejmowania wysiłku.

   W procesie przygotowawczym do akredytacji konieczne jest wyjście poza własną specjalizację i dążenie do zainteresowania się  doświadczeniami profesjonalistów z  innych dziedzin. Dlatego normą przy właściwym i optymalnym opracowywaniu i wdrażaniu procedur powinna stać się praca zespołowa oparta na wzajemnej komunikacji.

   W pierwszej kolejności należy uświadomić personelowi apteki zasadność akredytacji i przekonać go do konieczności zaangażowania w proces akredytacyjny, który jest procesem systemowym nastawionym na potrzebę ciągłego doskonalenia jakości usług, poprzez poszukiwanie metod będących w stanie nam ją zapewnić. W następnej kolejności należy zidentyfikować możliwość wystąpienia problemów i zagrożeń oraz znaleźć ich rozwiązanie. W fazie przygotowawczej należy także określić sposób monitorowania pracy apteki , który pozwoliłby w końcowym efekcie określić  jej efekty. Podnoszenie jakości pracy jest procesem ciągłym, wymagającym wzrostu świadomości pracowników, nie sprowadza się tylko do jednorazowego działania umożliwiającego otrzymanie akredytacji. Świadomość tego pozwala na znajdowanie błędów i ich naprawę.

   Apteka opracowując procedury opierające się na standardach akredytacyjnych, a dotyczące jej obszaru działania musi napisać je w taki sposób, aby były one racjonalne i przejrzyste, zrozumiałe dla całego personelu apteki oraz wszystkich osób, których działania związane są z tą procedurą. Celem jest, aby stosowanie się do nich  minimalizowało ryzyko niewłaściwej gospodarki lekiem.

 

    Do procedur, które muszą być niezbędnie opracowane zgodnie z normami akredytacyjnymi przez aptekę szpitalną należą:

• Pozyskiwanie leków w trybie nagłym – procedura musi zawierać zasady pilnego dostarczania na oddziały leków, poza godzinami pracy apteki.

• Bezpiecznego przechowywania leków – procedura musi określać zasady przechowywania i zabezpieczenia leków w aptece szpitalnej oraz w oddziałach.

• Nadzoru nad  lekami przechowywanymi w oddziałach – określa zasady kontroli sposobu przechowywania leków w oddziałach.

• Przygotowywanie i podawanie leków z zachowaniem bezpieczeństwa.

• Postępowania z niewykorzystanymi lekami.

   Należałoby sobie w tym momencie zadać pytanie, czy opracowywanie wymienionych procedur sprawia jakąś trudność aptece, a jeśli tak, to na czym ona polega? Opierając się na przepisach dotyczących funkcjonowania apteki, bez większego trudu można „ubrać” działalność apteki w jasne schematy postępowania. Ich wdrożenie, a potem postępowanie zgodnie z zawartymi w nich zapisami pozwala ustrzec się miedzy innymi przed nieprawidłowym przyjęciem produktów do apteki, niewłaściwym ich przechowywaniem oraz błędnym wydaniem.

 

 

   Niewątpliwą trudność dla apteki może sprawiać egzekwowanie przestrzegania przez oddziały zasad zawartych w procedurach.  Do tego konieczna jest wzajemna komunikacja oraz zaangażowanie obu stron. Wymaga to zawsze czasu, cierpliwości i wzajemnej chęci porozumienia. W końcowym efekcie przynosi jednak korzyści polegające na usystematyzowaniu pracy oraz pewności, że gospodarka lekiem w oddziałach prowadzona jest prawidłowo.

   Bardzo trudno określić wytyczne, które w jasny sposób określałyby, jak należy konstruować procedury. Wydawałoby się, że sposoby postępowania zawarte w procedurach powinny  być takie same dla wszystkich aptek szpitalnych. Różnice będą wynikały ze specyfiki danego szpitala. I nie chodzi tutaj tylko o zakres działalności leczniczej, ale także o obowiązujące w nim zasady postępowania. Być może jednak rozwiązania zawarte w naszych procedurach będą pomocne dla aptekarzy, którzy przygotowują lub mają w perspektywie przygotowania standardów akredytacyjnych. Jak już wspomniano wcześniej, jedną z grup standardów tematycznych jest Farmakoterapia.  Z naszego doświadczenia wynika, iż każdy z audytorów (wizytatorów – red.) tę grupę standardów wiąże z apteką.  Bo tak naprawdę za gospodarkę środkami farmakologicznymi w aptece odpowiedzialny jest farmaceuta. Ze względów, o których wspominałam wcześniej apteka opracowała procedurę, w której to opisane są sposoby postępowania z lekiem. Czyli w oparciu o jakie dokumenty zamawiane są środki farmakologiczne, jaka powinna być wielkość niezbędnych zapasów zarówno w aptece jak i w jednostkach organizacyjnych szpitala, co należy zrobić z produktem, który nie został wykorzystany w oddziale, w jaki sposób należy uzupełniać zapasy w aptece w celu zapewnienia bezpiecznego  funkcjonowanie szpitala. Procedura ta mówi także, w jaki sposób należy zamówiony asortyment sprawdzić przed przyjęciem go do apteki, jak przyjęte produkty przechowywać w aptece oraz jednostkach szpitala, w oparciu o co je wydawać z apteki (należy wziąć pod uwagę rodzaj produktu). Mamy tutaj także informacje w jaki sposób należy realizować zamówienia na  środki farmakologiczne  na pacjenta i spoza Receptariusza (w obu przypadkach opracowano specjalny druk). W procedurze określono drogę postępowania w przypadku konieczności sprowadzenia z zagranicy produktu  niezarejestrowanego w Polsce (import docelowy), ponadto sposób postępowania w przypadku otrzymania decyzji o wstrzymaniu, wycofaniu lub dopuszczeniu do obrotu danego produktu oraz w jaki sposób należy postąpić w przypadku wystąpienia niepożądanego działania leku. Procedura ta opisuje także sposób nadzoru nad produktami farmakologicznymi w jednostkach szpitala. Z przeprowadzanej okresowo kontroli sporządzany jest "protokół kontroli apteczek" zawierający  informacje o kontrolowanych obszarach oraz związanych z kontrolą ewentualnych uwag i zaleceń.

   Największą trudność w przygotowaniu tej procedury sprawiło nam zebranie wszystkich przepisów dotyczących wymienionych powyżej zagadnień i napisanie jej w sposób, który byłby  czytelny dla każdego, kto do niej sięgnie. Kolejną z procedur, którą opracowywała apteka jest procedura mówiąca, w jaki sposób należy postępować z niewykorzystanymi lekami. Dotyczy to postępowania z lekami przeterminowanymi oraz lekami, które nie zostały wykorzystane w oddziale. Z zasady, apteka nie przyjmuje leków, które nie zostały wykorzystane w oddziale. Leki te winne być poprzesuwane bezpośrednio między oddziałami. Nie jest jednak błędem zwrot leków do apteki. Tym bardziej, że sposób ich przechowywania jest sprawdzany przez farmaceutów. Właśnie częste kontrole apteczek oddziałowych pozwalają uniknąć zbyt dużych zapasów w oddziałach i wypracować prawidłowe zasady gospodarki lekami.

 

   Najwięcej jednak problemów zawsze stwarza określenie i wdrożenie zasad pozyskiwania leków w trybie nagłym poza godzinami pracy apteki. Jeśli brakuje leku w całym szpitalu (do sprawdzenia czego zobowiązany jest oddział), a jest on niezbędny dla ratowania życia pacjenta, o zaistniałej sytuacji powiadamiany jest upoważniony pracownik Apteki (numer telefonu w Izbie Przyjęć). I to w uzgodnieniu z nim ustalane są zasady postępowania. 

   Jeśli chodzi o opracowanie standardów dotyczących przygotowywania i podawania leków z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, będą je opracowywały apteki, w których przygotowywane są cytostatyki lub mieszanki do żywienia pozajelitowego. Zapisy zawarte w tych procedurach powinny opierać się  na  obowiązujących przepisach i standardach jakości.

   Warto w pisanych przez aptekę procedurach zawrzeć zapisy pozwalające na uregulowanie zasad postępowania z darowiznami lekowymi, próbkami przeznaczonymi dla lekarzy, a używanymi w szpitalu, próbkami przeznaczonymi do badań klinicznych oraz z lekami własnymi pacjenta. W naszym szpitalu obowiązuje zasada, że każda darowizna oraz próbki dla lekarzy są ewidencjonowane przez aptekę. W aptece jest prowadzona ewidencja próbek do badań klinicznych. Specjalny druk został opracowany w oparciu o stanowisko Głównego Inspektora Farmaceutycznego w sprawie prowadzenia przez apteki ewidencji próbek do badań klinicznych. Leki pacjenta znajdujące się w oddziale, opisane jego imieniem i nazwiskiem  powinny być  przechowywane w wydzielonym miejscu.

   Szpital posiada Certyfikat akredytacyjny od 2006 roku. Z perspektywy czasu można się pokusić o ocenę czy Apteka szpitalna osiągnęła cele wynikające ze standardów akredytacyjnych. Zdecydowanie tak. Choć na początku było dość trudno zebrać w standardach wszystkie zadania apteki i  ubrać je w proste słowa to z  biegiem lat stwierdzamy, że proste zasady bardzo ułatwiają pracę i pozwalają na  jasne zasady postępowania zarówno ze strony apteki oraz jednostek szpitala. Efektem tej ciężkiej pracy jest widoczne, bardzo dobre porozumienie między apteką a oddziałami, gdzie farmaceuta jest bardzo mile widziany, a jego pomoc oparta na wiedzy i doświadczeniu w pracy ze środkami farmakologicznymi, znacznie ułatwia pracę i daje poczucia bezpieczeństwa. 

 

 

 

   Obecnie zarządzanie w jednostce służby zdrowia to codzienne sięganie do procedur. Opracowane w szpitalu standardy akredytacyjne zmuszają jednostkę do wyciągania wniosków. Dostosowywanie się do nich oraz praca w oparciu o nie wymaga od każdej z komórek organizacyjnych szpitala samooceny, mobilizuje do poprawy i w efekcie do podnoszenia jakości swoich usług.

   Sposoby postępowania zawarte w normach akredytacyjnych mogą się zmieniać. Ich zawartość powinna żyć życiem szpitala i być weryfikowana   w zależności od jego aktualnych potrzeb, zmieniających się przepisów, wymagań stawianych sobie samym oraz dążenia do osiągania coraz to lepszych wyników. Przestrzeganie zasad w nich zawartych daje każdej ze stron poczucie bezpiecznej pracy.

Fot. Fotolia.pl

Piśmiennictwo:
1. Dz.U. 2009 Nr 52, poz.418 i Nr 76, poz.641. Ustawa o akredytacji w ochronie zdrowia z dnia 6 listopada 2008r.
2. Zestaw standardów akredytacyjnych, Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia, Kraków 2009.
3. Agnieszka Danowska (2009), Co oznaczają akredytacje dla szpitali?
4. Barbara Kutryba, Halina Kutaj-Wąsikowska, CMJ, Kraków, Jakość i bezpieczeństwo opieki zdrowotnej w systemie akredytacji szpitali. Medycyna Praktyczna 2012/10
5. Jerzy Henning, O akredytacji.
6. Grzegorz Zieliński, Determinanty obszaru poprawy jakości i bezpieczeństwa w kontekście  akredytacji szpitali w Polsce.