05.2011 – „Zarządzanie ryzykiem w systemie zarządzania jakością w firmie farmaceutycznej.”
maj 2011, nr 57/35 online
ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
W SYSTEMIE ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
W FIRMIE FARMACEUTYCZNEJ
Wytwórca ma obowiązek dostarczyć na rynek produkt leczniczy bezpieczny, skuteczny i o odpowiedniej jakości. W osiąganiu tego celu pomocne jest posiadania i stosowanie systemu zarządzania jakością opartego na zarządzaniu ryzykiem jakości. Zarządzanie ryzykiem jakości jest wymaganiem Rozdziału 1 Części I oraz w Rozdziału 2 Części II załącznika do Rozporządzenia Ministra z dnia 1 października 2008 r. w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Wytwarzania oraz Aneksu 20 Europejskiego Przewodnika Dobrej Praktyki Wytwarzania Produktów Leczniczych Przeznaczonych dla Ludzi i Zwierząt.
Wraz ze zmianami w rozdziałach dotyczących zarządzania jakością w części I i II Wytycznych GMP zarządzanie ryzykiem w jakości stało się integralną częścią systemu jakości wytwórcy i stanowi istotną składową efektywnego zarządzania systemem jakości.
Ryzykiem określa się prawdopodobieństwo wystąpienia szkody oraz skutków tej szkody. Ryzyko związane z jakością produktu leczniczego jest jedną ze składowych całkowitego ryzyka wypływającego z wytwarzania oraz z zastosowania leku. Ważne jest zrozumienie, że jakości produktu powinna być utrzymana poprzez cały cykl jego życia tak, aby właściwości istotne dla jakości produktu leczniczego były zgodne z właściwościami produktu stosowanego w badaniach klinicznych. Efektywne podejście do zarządzania ryzkiem jakości może w przyszłości zapewnić właściwą jakość produktu leczniczego dla pacjenta poprzez zapewnienie odpowiednich środków pozwalających na identyfikację i kontrolę potencjalnego ryzyka związanego z rozwojem i wytwarzaniem. Dodatkowo wykorzystanie pojawienia się problemów z jakością produktu leczniczego.
Zastosowanie zarządzanie ryzykiem w jakości przez wytwórcę, może ułatwić działanie zgodne z wymaganiami prawnymi.
Zasady zarządzania ryzykiem w jakości obejmują: rozwój, wytwarzanie, dystrybucję, inspekcję i przeglądy procesów podczas cyklu substancji leczniczych, produktów leczniczych, produktów biologicznych i biotechnologicznych (włączając użycie surowców, rozpuszczalników, substancji pomocniczych, materiałów opakowaniowych i zadrukowanych materiałów opakowaniowych dla produktów leczniczych, produktów biologicznych i biotechnologicznych).
Zasady zarządzania ryzykiem w jakości obejmują: rozwój, wytwarzanie, dystrybucję, inspekcję i przeglądy procesów podczas cyklu substancji leczniczych, produktów leczniczych, produktów biologicznych i biotechnologicznych (włączając użycie surowców, rozpuszczalników, substancji pomocniczych, materiałów opakowaniowych i zadrukowanych materiałów opakowaniowych dla produktów leczniczych, produktów biologicznych i biotechnologicznych).
Dwoma podstawowymi zasadami zarządzania ryzykiem dla jakości są:
– ocena ryzyka w jakości powinna uwzględniać podstawy naukowe w powiązaniu z bezpieczeństwem pacjenta ;
– dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem powinno był współmierne do poziomu ryzyka;
– ocena ryzyka w jakości powinna uwzględniać podstawy naukowe w powiązaniu z bezpieczeństwem pacjenta ;
– dokumentowanie procesu zarządzania ryzykiem powinno był współmierne do poziomu ryzyka;
Osoby podejmujące decyzje w procesie zarządzania ryzykiem powinny:
– być odpowiedzialne za koordynację zarządzania ryzykiem jakości na wszystkich etapach działania i w różnych działach organizacji;
– zapewnić, że proces zarządzania ryzykiem w jakości został zdefiniowany, udokumentowany, wdrożony i podlega przeglądowi z udziałem kompetentnych osób.
– być odpowiedzialne za koordynację zarządzania ryzykiem jakości na wszystkich etapach działania i w różnych działach organizacji;
– zapewnić, że proces zarządzania ryzykiem w jakości został zdefiniowany, udokumentowany, wdrożony i podlega przeglądowi z udziałem kompetentnych osób.
Zarządzanie ryzykiem jakości polega na systematycznym procesie oceny, kontroli , wymiany informacji oraz na przeglądzie ryzyka, które może zagrażać jakości produktu leczniczego. Zarządzanie ryzykiem jakości może odnosić się zarówno do działań, które miały miejsce w przeszłości (retrospektywnie), jak i do działań, które mogą wydarzyć się w przyszłości (prospektywnie).
System zarządzania ryzykiem jakości powinien uwzględniać:
– poziom wiedzy naukowej, doświadczenie w prowadzeniu procesu, a także działania mające na celu zapewnienie ochrony zdrowia pacjenta;
– wkład pracy oraz poziom sformalizowania i dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem, które powinny być współmierne do poziomu ryzyka.
– poziom wiedzy naukowej, doświadczenie w prowadzeniu procesu, a także działania mające na celu zapewnienie ochrony zdrowia pacjenta;
– wkład pracy oraz poziom sformalizowania i dokumentowania procesu zarządzania ryzykiem, które powinny być współmierne do poziomu ryzyka.
Wszyscy wytwórcy (produkt leczniczy, aktywna substancja czynna) muszą posiadać tak zbudowany system, aby pozwalał na stosowanie i ocenę zarządzania ryzykiem jakości. W systemie tym powinna istnieć procedura, która będzie opisywała postępowanie zarówno w przypadku planowanych, jak i nieplanowanych analiz ryzyka. Procedura podaje zakres, odpowiedzialność, kontrolę, zatwierdzanie, system zarządzania, zastosowanie, pominięcia.
Wymagane jest również, aby istniał rejestr listujący i śledzący wszystkie zauważone w cyklu życia produkty ryzyka oraz podsumowujący, w jaki sposób zostały one zminimalizowane. Powinno w nim zostać ujęte jasne odniesienie do sposobu oceny ryzyka.
Wykorzystując właściwie ocenę ryzyka można w sposób efektywny zminimalizować liczbę CAPA (Corrective and Preventive Action – działania naprawcze i zapobiegawcze) poprzez odrzucenie niekrytycznych zdarzeń, a skupienie się na tych zdarzeniach, które mają najbardziej krytyczny wpływ na działanie firmy farmaceutycznej.
Kluczowymi punktami dobrej oceny/analizy ryzyka są:
– zidentyfikowanie procesu, który ma zostać oceniony, co zamierzamy osiągnąć (np. jakie jest ryzyko i jaki wpływ może ono mieć na pacjenta);
– oparcie na wynikach z systematycznej oceny potencjalnych czynników wywołujących ryzyko;
– wykorzystanie dostępnej wiedzy naukowej;
– przeprowadzenie oceny ryzyka przez doświadczony i kompetentny personel;
– wykorzystanie faktycznych dowodów popartych oceną ekspertów w celu osiągnięcia właściwego/poprawnego końcowego wniosku;
– nie załączanie żadnych nieuzasadnionych założeń;
– zidentyfikowanie każdego ryzyka;
– udokumentowanie we właściwy sposób, skontrolowanie, zaakceptowanie;
– podnoszenie kwestii bezpieczeństwa pacjenta;
– zawarcie planu zminimalizowania ryzyka;
– zidentyfikowanie procesu, który ma zostać oceniony, co zamierzamy osiągnąć (np. jakie jest ryzyko i jaki wpływ może ono mieć na pacjenta);
– oparcie na wynikach z systematycznej oceny potencjalnych czynników wywołujących ryzyko;
– wykorzystanie dostępnej wiedzy naukowej;
– przeprowadzenie oceny ryzyka przez doświadczony i kompetentny personel;
– wykorzystanie faktycznych dowodów popartych oceną ekspertów w celu osiągnięcia właściwego/poprawnego końcowego wniosku;
– nie załączanie żadnych nieuzasadnionych założeń;
– zidentyfikowanie każdego ryzyka;
– udokumentowanie we właściwy sposób, skontrolowanie, zaakceptowanie;
– podnoszenie kwestii bezpieczeństwa pacjenta;
– zawarcie planu zminimalizowania ryzyka;
Poniższa ilustracja wskazuje wpływ, jaki zarządzanie ryzkiem jakości może mieć na istniejący system dokumentacji
*kliknij, aby powiększyć
Narzędzia wykorzystywane przy zarządzaniu ryzykiem jakości są podane w Aneksie 20 (ICH Q9). W niektórych specyficznych przypadkach uzasadnione będzie wykorzystanie kombinacji narzędzi. Dla każdej oceny ryzyka powinien być dostępny raport z jej przeprowadzenia, który podaje końcowy wniosek – inny – w zależności od natury ryzyka – im ryzyko bardziej krytyczne, tym jego ocena/analiza powinna być bardziej złożona i wynik końcowy musi zostać oparty na danych wynikających z doświadczenie oraz wiedzy naukowej.
W przypadku korzystania z wiedzy i doświadczenia zewnętrznych ekspertów / konsultantów w procesie oceny ryzyka należy pamiętać o tym, aby posiadać odpowiednie uzasadnienie takiego działania. Powinno udowodnić się, iż kompetencje eksperta były odpowiednie do danej oceny ryzyka i jego udział w ocenie pozwolił na osiągniecie końcowego rezultatu w sposób efektywny i właściwy. Jeśli ocena ryzyka dotyczyła zagadnień związanych z GMP, wówczas niezbędne jest podpisanie umowy z ekspertem. Innym przypadkiem wykorzystania eksperta zewnętrznego będzie Osoba wykwalifikowana zleceniobiorcy lub zleceniodawcy. Odpowiedzialności/obowiązki stron należy również ująć w odpowiedniej umowie. W celu ciągłego doskonalenia poprzez wykorzystanie zarządzenia ryzykiem jakości pomocne jest stworzenie portfolio ryzyka dla danego produktu. Portfolio ryzyka pokazuje historię wszystkich zdarzeń/odchyleń/CAPA dla produktu łącznie z poziomem ryzyka, jaki został przypisany do danego zdarzenia, co w systemie zarządzania jakością przyszłości pozwoli na podejmowanie lepszych/pewniejszych decyzji w momencie pojawienia się problemów jakościowych.
Przykładowe zagadnienia sprawdzane podczas kontroli zakresu zarządzania ryzykiem w systemie zarządzania jakością:
– czy przeprowadzone zarządzanie ryzykiem jakości jest zintegrowane z systemem jakości danej firmy farmaceutycznej?
– wykrywalność, klarowność;
– w jaki sposób została podjęta decyzja?
– czy został zdefiniowany problem/ryzyko?
– czy przeprowadzony proces wyjaśniania dał odpowiedź na stawiane pytanie?
– czy zadania/funkcje zostały przydzielone właściwym zespołom?
– czy wykorzystano, sprawdzono, zdefiniowano właściwe dokumenty?
– czy decyzja została podparta wiedzą naukową?
– czy przeprowadzone zarządzanie ryzykiem jakości jest zintegrowane z systemem jakości danej firmy farmaceutycznej?
– wykrywalność, klarowność;
– w jaki sposób została podjęta decyzja?
– czy został zdefiniowany problem/ryzyko?
– czy przeprowadzony proces wyjaśniania dał odpowiedź na stawiane pytanie?
– czy zadania/funkcje zostały przydzielone właściwym zespołom?
– czy wykorzystano, sprawdzono, zdefiniowano właściwe dokumenty?
– czy decyzja została podparta wiedzą naukową?
Jeśli ocena ryzyka została przeprowadzona w sposób niewłaściwy, a jej wynik był wzięty pod uwagę podczas certyfikacji i zwalniania serii przez osobę wykwalifikowaną, jest to niezgodność krytyczna, której skutki w konsekwencji może odczuć pacjent.
Przemysł farmaceutyczny zmaga się z wprowadzeniem skutecznego systemu zarządzania jakością opartego na zarządzaniu ryzykiem jakości. Firmy farmaceutyczne muszą sprostać wymaganiom odnośnie wytwarzania produktów leczniczych i substancji czynnych, jakie nakłada na nie prawo farmaceutyczne. Spotkania z Senior Management w trakcie inspekcji GMP w celu poznania kultury jakości, są kwestią czasu. Nowe podejście mówi: niezgodność w ramach GMP nie powstaje w wyniku błędu operatora, ale błędu Senior Management, który w zarządzaniu jakością i ocenie wyników płynących z analiz ryzyka pełni kluczową rolę.
Maria Kalandyk
ICN Polfa Rzeszów S.A.
ICN Polfa Rzeszów S.A.
Fot. Fotolia.pl
Literatura:
– Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 1 października 2008 roku w sprawie wymagań dobrej praktyki wytwarzania wraz z załącznikiem do rozporządzenia MZ
– Aneks 20 Europejskiego Przewodnika Dobrej Praktyki Wytwarzania Produktów Leczniczych Przeznaczonych dla Ludzi i Zwierząt.
