Czy da się zoptymalizować codzienną komunikację apteki z oddziałem?

W większości szpitali, głównie akredytowanych farmaceuta pracujący w aptece szpitalnej zobligowany jest do przestrzegania i realizowania wielu procedur. Odpowiedzialny jest m.in. za politykę lekową, utylizację leków, bezpieczeństwo farmakoterapii, farmaceuta jest też członkiem wielu zespołów terapeutycznych.

Rola farmaceuty szpitalnego jest bardzo istotna we właściwym działaniu szpitala. W codziennej pracy istotne jest zoptymalizowanie przez farmaceutę działań, które podejmuje tak, aby pozostałe zawody medyczne mogły sprawnie współpracować z apteką. To wszystko jest niezbędne w celu poprawy jakości świadczonych usług oraz dla poprawy stanu zdrowia pacjentów. Istotne jest również przedstawienie zawodu farmaceuty jako ważnego ogniwa w kształtowaniu procesu leczniczego w szpitalu.

Zadań, które poświęcone są farmaceucie szpitalnemu jest wiele, w celu płynniejszego ich wykonywania, istotna jest dobra komunikacja między pracownikami apteki a oddziałami. Ważne jest, aby przekazywać konkretnie i efektywnie informacje na oddziały. Chciałam podzielić się z Państwem swoimi spostrzeżeniami, doświadczeniem oraz zaprezentować kilka rozwiązań, które wprowadziłam i które się bardzo sprawdziły i działają w naszej aptece.

Przede wszystkim wykorzystałam narzędzie, które już istniało – wewnętrzny program informacyjny. Po konsultacjach z informatykami udało się stworzyć w szpitalnym serwisie informacyjnym specjalną zakładkę dedykowaną działaniom apteki. Zakładka nosi dość ogólny tytuł – „Komunikaty apteka szpitalna”.

Klikając na nią otwierają się różne podzakładki. Jedna z nich zawiera decyzje dotyczące wstrzymań, wycofań, dopuszczeń GIF – jest to bardzo wygodna i sprawdzona metoda przedstawiania decyzji oddziałom. Oprócz informacji telefonicznej w każdej chwili pielęgniarki mogą dokonać szczegółowej analizy informacji zawartej w tej zakładce.

W kolejnej zakładce umieszczone są wszystkie ważne komunikaty dotyczące produktów leczniczych, zamieszczamy tutaj np. informacje, które tabletki można dzielić, kruszyć, jak postępować z lekami światłoczułymi, przykłady nazw handlowych z tą samą substancją czynną, sposób dawkowania potasu oraz informacje o braku produkcji leków lub o problemach z ich dostępnością.  

Następna podzakładka poświęcona jest komunikatom bezpieczeństwa – opisujemy w niej istotne problemy związane z niebezpieczeństwem przyjmowania danego preparatu lub przedstawiamy ten problem graficznie.

Kolejna podzakładka nosi tytuł „harmonogram kontroli apteczek oddziałowych”. Tutaj informujemy oddziały o terminie kontroli oraz dajemy krótkie wytyczne pomagające przygotować się do kontroli. Na zakończenie opisujemy uwagi pokontrolne. Zawartość tej podzakładki jest również cenną informacją dla oddziałów, gdyż umożliwia im konkretne przygotowanie się do kontroli i pozwala na bezpośrednie zapoznanie się z zaleceniami pokontrolnymi.

W kolejnej podzakładce zamieściłam informacje odnośnie zakresu i daty szkoleń wewnętrznych. Szkolenia te systematyzują, gruntują i aktualizują wiedzę na temat bezpiecznej farmakoterapii, pozwalają również na dialog między farmaceutami a pozostałym personelem medycznym. Szkolenia prowadzone są z ramienia apteki i dedykowane są personelowi medycznemu szpitala. Na prośbę oddziałów w tym miejscu umieszczam prezentacje ze szkolenia np. dotyczące zasad żywienia pozajelitowego lub postępowania z pacjentami onkologicznymi. W tej części znajdują się również informacje o różnych wydarzeniach organizowanych przez aptekę dla pacjentów szpitala.

Następna podzakładka nosi tytuł „interakcje lekowe”. Opisujemy w niej podstawowe interakcje między lekami i suplementami diety a pokarmem. W tym miejscu znajdują się odnośniki do fachowych stron internetowych, gdzie lekarze mogą sprawdzić interakcje.

Zakładka „Komunikaty apteka szpitalna” cieszy się u nas w szpitalu dużym zainteresowaniem. Jestem bardzo zadowolona, że stanowi ona źródło optymalizacji współpracy między oddziałami a apteką. Niedługo miną dwa lata od pierwszych wpisów, systematycznie wkładamy do niej coraz więcej informacji. Najważniejsze dla mnie jako dla kierownika jest to, że oddziały znają i korzystają z treści prowadzonej przez nas rubryki oraz że w ten sposób usprawniliśmy komunikację.

Kolejnym projektem, który udało się wdrożyć z bardzo pozytywnym efektem jest projekt protokołu kontroli apteczek oddziałowych. Sprawdzanie warunków prowadzenia apteczek oddziałowych kojarzyło się do tej por ze żmudną kontrolą zarówno dla farmaceuty, jak i dla osób odpowiedzialnych na oddziale. Aby zoptymalizować i usprawnić ten proces, zaprojektowałam protokół kontroli apteczek oddziałowych w formie testu.

Protokół zaplanowany jest dla trzech grup. Pierwsza z nich, to oddziały na których znajdują się opioidy, druga część to oddziały, które nie prowadzą gospodarki opioidami, zaś część trzecia to część dedykowana blokom. Podział na te trzy grupy jest istotny, gdyż każda z tych grup ma inną specyfikę i inne pytania.

Każde pytanie punktowane jest w skali od 0 do 2, w zależności od stanu realizacji odpowiedzi, wyznaczona jest również punktacja, od której wynik kontroli jest pozytywny. Po kontroli punkty są zliczane i na tej podstawie można dokonać analizy.

Uważam, że taka metoda jest bardzo skuteczna, została wprowadzona prawie dwa lata temu i spotkała się z dużym uznaniem ze strony oddziałów. Punktacja bardzo mobilizuje, jest jasno przedstawiona, przejrzysta i konkretna. Oprócz informacji o zaliczeniu lub nie przez dany oddział kontroli, oddziały otrzymują również zalecenia pokontrolne, które umieszczone są także w naszej zakładce „Komunikaty apteka szpitalna”.

dr n. med. Natalia Wysocka-Sendkowska

Kierownik Apteki Szpitalnej