|

Jak długo należy przechowywać dokumentację apteczną?

Okręgowa Izba Aptekarska w Łodzi na swojej stronie internetowej (http://www.oia.lodz.pl) udostępniła opracowanie przygotowane przez adw. Agnieszkę Rychlicką. Przypomina ona, jak długo poszczególne dokumenty powstające i gromadzone przez aptekę powinny być przechowywane:

Szereg przepisów prawnych reguluje tryb postępowania dotyczący gromadzenia i przechowywania przez podmioty gospodarcze dokumentacji. Ze względu na ich mnogość i różnorodność wynikającą ze specyfiki działania podmiotów, niniejsze opracowanie omawia typowe, występujące nieomalże we wszystkich podmiotach prowadzących apteki ogólnodostępne – dokumenty i wskazuje ich okres przechowywania.

1. Akta dotyczące podmiotu: związane np. z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy – tzw. akta o wartości historycznej, przechowywane są w podmiocie (a po jego likwidacji przekazane do archiwum państwowego) – wieczyście.

2. Dokumentacja pracownicza:

  1. akta osobowe pracownika przez okres zatrudnienia u pracodawcy a po jego zakończeniu przez okres 50 lat (art. 51 u ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 217)
  2. listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, stanowiące podstawę wymiaru renty bądź emerytury – okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (ustawa z dnia 17.12.1998r. t.j. Dz.U z 2017r. poz. 1383  o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych)

3. Dokumentacja ZUS:

  1. dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej/pracownika/i płatnika – okres przechowywania 5 lat. (ustawa jak w pkt 2 b)
  2. listy płac, karty wynagrodzeń – patrz pkt 2 b
  3. kopie dokumentów rozliczeniowych z ZUS okres przechowywania – 5 lat od daty ich przekazania do ZUS.

4. Dokumentacja podatkowa- księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych (np.  rejestr VAT, rejestr środków trwałych)  i inne związane z nimi dokumenty  – okres przechowywania 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342 oraz ustawa z dnia 29.08.1997r. ordynacja podatkowa t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 201).
Należy jednak pamiętać, iż wyżej wskazany okres 5 letni może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego np. wydanie decyzji w sprawie wymiaru podatku (Podstawa prawna – ustawa o ordynacji podatkowej pkt 4)

4. Dokumentacja rachunkowa: (art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994r.o rachunkowości – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342)

  1. roczne zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu (przez czas istnienia podmiotu a następnie przekazane do archiwum)
  2. księgi rachunkowe – 5 lat

6. Recepty lekarskie oraz wystawiane na ich podstawie odpisy recept – 5 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym:

  1. nastąpiła refundacja w przypadku recept na leki refundowane, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywnościowego, wyroby medyczne;
  2. zostały zrealizowane – w przypadku innych recept.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia  z dnia 8 marca 2012r. w spr. recept lekarskich t.j. Dz.U. z 2016r. poz. 62 z późn. zm.

7. Umowy na wydawanie refundowanych leków zawierane z NFZ – okres przechowywania przez czas obowiązywania umowy i następnie przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym umowa przestała obowiązywać.

źródło: Okręgowa Izba Aptekarska w Łodzi

Podobne wpisy